Pengadaan dan Pengembangan Sistem Informasi

Dengan adanya komponen-komponen penting yang mendukung terciptanya sistem informasi yang handal, maka pengadaan terhadap Sistem Informasi sudah dapat dilakukan. Cara pengadaan sistem informasi (dalam suatu organisasi) dapat dilakukan melalui 3 cara yaitu membuat sendiri, membeli perangkat lunak(software) paket dan/atau melalukan outsourching. Sistem Informasi yang dibuat/dikembangkan sendiri biasanya dapat diatur, dikelola dan dikontrol sesuai dengan kebutuhan, bisa diintegrasikan menjadi sistem yang lebih baik (jika sudah ada), dan dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif. Namun dalam sisi lain, dibutuhkan waktu yang lama dalam pengembangannya karena harus memulai dari awal dan sulitnya pemakai dalam menyatakan kebutuhan merupakan kendala dalam pembuatan Sistem Informasi. Cara yang kedua adalah membeli perangkat lunak(software) paket, hal ini berarti bahwa untuk mewujudkan Sistem Informasi yang sesuai dengan kebutuhan maka harus memodifikasi software yang sudah ada dengan mengatur beberapa parameter tertentu dalam paket yang sudah dibeli. Akan tetapi, ada kalanya paket tersebut tidak mendukung fungsi-fungsi spesifik yang diinginkan dan tidak bisa berjalan pada komponen hardware yang ada sehingga evaluasi terhadap paket menyita waktu dan menuntut biaya yang cukup mahal. Sisi positifnya,
dengan membeli software paket dapat mempersingkat waktu pengoperasian sistem dan umumnya software paket sudah berkualitas tinggi karena sudah dilakukan uji coba terlebih dahulu. Cara yang terakhir yaitu melakukan outsourching dengan menyerahkan pembuatan sistem ke pihak lain yang lebih memahami tentang pembuatan sistem sesuai keinginan dan kebutuhan. Dengan demikian, untuk melakukan pengembangan sistem tidak membuang waktu yang banyak dan pengeluaran biayanya relatif murah. Namun ada beberapa kendala yang dapat mempengaruhi cara ini yaitu hilangnya kendali terhadap sistem dan data sehingga keunggulan kompetitif dapat berkurang karena mungkin saja pihak lain tersebut menyebarkan informasi yang ada.

Untuk memaksimalkan Sistem Informasi yang sudah ada harus diadakan pengembangan sistem informasi berdasarkan langkah-langkah yang ada agar Sistem Informasi mampu memberikan kegunaannya kepada pemakai dengan lebih mudah. Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk melakukan pengembangan yaitu:

1. Survei

Survei yaitu tindakan yang dilakukan dengan terjun ke lapangan untuk mendapatkan informasi tentang apa yang dibutuhkan agar mempermudah proses pengembangan sistem.

2. Analisis

Analisis merupakan tindakan yang dilakukan untuk menindaklanjuti hasil dari survei yang telah dilakukan dengan menganalisa langkah yang tepat dalam mengelola hal-hal yang dibutuhkan.

3. Studi Kelayakan

Studi Kelayakan dilakukan untuk melihat apakah pengembangan yang dilakukan dapat direalisasikan atau tidak dengan mempertimbangkan berbagai factor seperti factor keuangan dan sebagainya.

4. Desain

Desain dilakukan terhadap beberapa komponen yaitu database (database yang sederhana), input (aplikasi input yang interaktif), proses (jalannya proses sistem dengan baik) dan output (laporan dari hasil proses).

5. Proses Pengembangan

Proses Pengembangan merupakan langkah untuk merealisasikan desain konsep sesuai dengan analisa yang tepat.

6. Pengujian

Pengujian dilakukan terhadap sistem yang telah dikembangkan untuk mengurangi kegagalan sistem sebelum langkah selanjutnya.

7. Pelaksanaan

Pelaksanaan merupakan proses implementasi dari sistem yang baru dengan menerapkan dan mengenalkannya kepadanya pemakai.

8. Dokumentasi

Dokumentasi merupakan panduan yang diberikan kepada pengguna untuk mempermudah jalannya sistem.

Setelah Sistem Informasi dilakukan dengan menyusun komponen pendukung dan melaksanakan langkah-langkah pengembangan dengan benar, Sistem Informasi dapat menjalankan fungsi dan kemampuannya sebagai sebuah sistem yang berguna dengan tepat. Sistem Informasi yang dibuat dapat menyediakan kolaborasi akses antara kecepatan dan komunikasi yang akurat kepada pemakai sehingga pemakai bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan secara efektif dan efisien dengan kualitas informasi yang tinggi(relevan, akurat, aktual dan dapat dipercaya). Kemudahan tersebut bisa didapatkan karena Sistem Informasi yang dibuat mampu menyimpan data dan informasi dengan kapasitas yang besar dalam media penyimpanan yang kecil dan mudah diakses. Selain itu, dengan Sistem Informasi yang ada dapat mengurangi resiko-resiko yang terjadi karena kelalaian yang dilakukan oleh pemakai sehingga secara keseluruhan Sistem Informasi dapat mengurangi beban aktivitas-aktivitas yang berat menjadi lebih ringan.